Guía para compradores
Evaluación inicial de proveedores sin frenar la operación
Evaluar a un proveedor nuevo son tres preguntas, y en general las hacen tres áreas distintas. Compras pregunta si la empresa es elegible. Seguridad e higiene pregunta si puede hacer la tarea sin exponer a las personas. Compliance pregunta si vincularse con ella genera riesgo.
Cuando las tres se hacen en fila y con el mismo nivel de exigencia para todos, habilitar a un proveedor lleva semanas. Cuando se hacen en paralelo y calibradas por riesgo, lleva días sin bajar el estándar.
Las tres preguntas
Compras: ¿es elegible?
Es un filtro formal. Se revisa que la empresa exista, que quien firma tenga facultades, que esté en regla con el fisco y con sus cargas sociales, y que pueda facturar. No requiere criterio técnico, así que es el filtro que más conviene delegar o automatizar.
Seguridad e higiene: ¿puede hacer la tarea sin exponer a las personas?
Es el único que no es igual para todos, porque depende de la tarea. Se revisan la ART con su cláusula de no repetición, el responsable de Higiene y Seguridad, las capacitaciones, los procedimientos para tareas críticas y los índices de siniestralidad.
El error más costoso es aplicarle a todo el padrón el criterio de la tarea más riesgosa. Genera una cola que nadie puede procesar y empuja a resolver por excepción, que es justo lo que el proceso quería evitar.
Compliance: ¿genera riesgo vincularse?
Se revisan la titularidad real de la sociedad, los conflictos de interés con personal propio, los antecedentes en listas de sanciones y la aceptación del código de conducta. En Argentina, la Ley 27.401 puso la revisión de terceros en el centro de los programas de integridad.
Clasificar antes de pedir
La primera decisión no es qué pedir, sino a quién pedirle qué. Tres niveles alcanzan para la mayor parte de los casos.
| Nivel | Ejemplos | Qué se pide |
|---|---|---|
| Bajo | Insumos, servicios remotos, licencias. Sin ingreso a instalaciones | Elegibilidad formal y fiscal |
| Medio | Mantenimiento liviano, logística, capacitación en sitio | Lo anterior más laboral, seguros completos y seguridad básica |
| Alto | Altura, espacios confinados, izaje, trabajo en caliente | Todo lo anterior más procedimientos específicos, programa de seguridad, siniestralidad y, según el caso, auditoría |
Tres reglas que ordenan el proceso
- Pedir una sola vez y en un solo formato. Cuando cada área pide por separado, el proveedor recibe tres listas superpuestas, en tres momentos y por tres canales. El resultado es documentación incompleta y retrabajo.
- Separar lo que vence de lo que no. Un estatuto no vence. Un certificado de ART vence todos los meses. Revisar todo con la misma frecuencia genera trabajo inútil de un lado y riesgo real del otro.
- Dejar por escrito qué habilita cada paso. El registro no habilita a cotizar, la verificación no equivale a homologación y la homologación suele estar acotada a ciertas categorías. Sin eso, el proveedor cree que ya está habilitado y la operación cree que ya fue evaluado.
Cinco problemas frecuentes
- Un solo estándar para todo el padrón.
- Documentación que llega por correo, sin registro de quién la revisó ni cuándo.
- Vencimientos sin seguimiento. Un proveedor habilitado en marzo puede tener el seguro vencido en julio y seguir figurando como habilitado.
- La evaluación empieza cuando ya hay urgencia, que es cuando más presión hay para saltear pasos.
- Se confunde tener el papel con haberlo leído. Una póliza por debajo del mínimo exigido figura como cumplida y no cubre.
Qué aporta Marketbrid
Marketbrid trabaja del lado del proveedor. Ordena su información en un perfil estructurado, revisa que los documentos comprendidos en el alcance definido existan, correspondan a la empresa y estén vigentes, e identifica las brechas antes de que se presente. Para el área compradora eso significa recibir información comparable y con vencimientos declarados, en lugar de una carpeta por correo.
La verificación de Marketbrid no es homologación, certificación oficial, recomendación ni garantía de desempeño. Cada empresa compradora conserva sus criterios y sus procesos de evaluación y contratación.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre evaluación inicial y homologación?
La evaluación inicial define si un proveedor puede avanzar. La homologación es la decisión de la compradora que lo habilita a ser invitado o contratado en determinadas categorías.
¿Se le puede pedir lo mismo a todos los proveedores?
Se puede, pero sale caro. Aplicar el criterio de la tarea más riesgosa a todo el padrón genera una cola que la organización no logra procesar y termina resolviéndose por excepción.
¿Qué conviene revisar todos los meses?
Lo que vence todos los meses: cobertura de ART con la nómina del personal afectado y comprobantes de cargas sociales. Los seguros anuales y las habilitaciones se revisan por vencimiento.
¿Un proveedor verificado por un tercero necesita igual ser homologado?
Sí. La verificación acredita que los papeles existen, corresponden y están vigentes, y con eso acorta el trabajo administrativo. La decisión de habilitación sigue siendo de la empresa compradora.