Guía
Checklist documental para proveedores de Oil & Gas
Para trabajar con operadoras y contratistas principales hacen falta seis bloques de papeles: societario y fiscal, laboral, seguros, seguridad e higiene, calidad y antecedentes.
Casi todos vencen. El motivo más frecuente por el que una empresa queda afuera no es técnico: es un papel vencido, incompleto o a nombre de otra razón social.
Alcance. Es un marco general del mercado argentino, armado con los requisitos habituales de la industria. No es la lista oficial de ninguna empresa compradora. Cada operadora tiene su formulario, y las exigencias cambian según la categoría y el riesgo de la tarea. Conviene confirmar la lista específica con el comprador.
1. Societario y fiscal
Responde si la empresa existe, quién la representa y si está en regla con el fisco.
| Documento | Vencimiento | Para qué lo piden |
|---|---|---|
| Constancia de inscripción en ARCA | Se descarga al momento | Confirma CUIT, domicilio e impuestos |
| Estatuto o contrato social | No vence | Acredita la existencia legal y el objeto de la empresa |
| Acta de designación de autoridades | Según mandato | Define quién puede firmar |
| Poder del firmante, si no es autoridad | Según el poder | Evita que firme alguien sin facultades |
| Ingresos Brutos o Convenio Multilateral | Anual | Define cómo se factura y qué retenciones aplican |
| Constancias de exención o de no retención | Anual | Evita retenciones que no corresponden |
| Certificado fiscal para contratar | Según emisión | Se pide en contrataciones de cierto monto |
2. Laboral y previsional
Responde si el personal que entra al yacimiento está registrado y con los aportes al día. Es de los bloques más controlados, porque el comprador puede responder por incumplimientos del contratista.
| Documento | Vencimiento | Para qué lo piden |
|---|---|---|
| Formulario 931 con su comprobante de pago | Mensual | Acredita el personal declarado y los aportes pagados |
| Nómina del personal afectado al servicio | Por trabajo | Habilita el ingreso y cruza con la cobertura de ART |
| Convenio colectivo y categoría del personal | No vence | Verifica que la remuneración corresponda a la actividad |
| Seguro de vida obligatorio | Mensual o anual | Es exigencia legal para el personal en relación de dependencia |
| Altas tempranas del personal nuevo | Por incorporación | Confirma que no hay personal sin registrar |
3. Seguros
Es el bloque que más rechazos genera. No alcanza con tener la póliza: el comprador suele exigir coberturas mínimas y cláusulas a su favor.
| Documento | Vencimiento | Para qué lo piden |
|---|---|---|
| ART con cláusula de no repetición a favor del comprador | Mensual | Sin esa cláusula el comprador queda expuesto ante un accidente |
| Certificado de cobertura de ART con nómina | Mensual | Confirma que cada persona que ingresa está cubierta |
| Seguro de responsabilidad civil | Anual | Cubre daños a terceros o a instalaciones. El monto mínimo lo fija el comprador |
| Accidentes personales para socios y autónomos | Anual | Cubre a quienes no están alcanzados por la ART |
| Seguros de vehículos y equipos | Anual o semestral | Requisito para el ingreso de unidades al yacimiento |
Detalle que cuesta oportunidades. Un certificado emitido antes del último pago de la cuota puede ser rechazado. Conviene pedir los certificados actualizados a principio de mes, no cuando aparece la oportunidad.
4. Seguridad e higiene
Es el bloque que más varía, porque depende de la tarea. Un servicio administrativo y un trabajo en altura no piden lo mismo.
| Documento | Vencimiento | Para qué lo piden |
|---|---|---|
| Responsable de Higiene y Seguridad matriculado | Anual | La normativa lo exige según dotación y actividad |
| Programa de seguridad aprobado por la ART | Por obra | Obligatorio en obras y en tareas de riesgo |
| Registro de capacitaciones | Periódico | Acredita que cada persona fue capacitada para su tarea |
| Registro de entrega de elementos de protección | Por entrega | Prueba que el proveedor entregó lo exigido |
| Exámenes médicos preocupacionales y periódicos | Según normativa | Condición de aptitud para ingresar |
| Procedimientos de trabajo seguro para tareas críticas | Con revisión | Altura, espacios confinados, trabajo en caliente, izaje |
| Plan de emergencias y política de alcohol y drogas | Con revisión | Requisito habitual de ingreso |
| Índices de siniestralidad | Anual | Se usan para comparar proveedores |
5. Calidad, ambiente y habilitaciones
| Documento | Vencimiento | Para qué lo piden |
|---|---|---|
| Certificaciones ISO 9001, 14001 o 45001 | Según certificado | Suman puntaje y en algunas categorías son excluyentes |
| Habilitación municipal y provincial | Anual | Acredita que el establecimiento puede operar |
| Inscripciones ambientales, si aplican | Anual | Obligatorias en tareas que generan residuos especiales |
| Matrículas del personal técnico | Anual | Necesarias para firmar planos, informes o certificaciones |
| Calibraciones y mantenimiento de equipos críticos | Según equipo | Validan mediciones y ensayos, y el uso de equipos de riesgo |
6. Antecedentes y capacidad
No es documentación obligatoria, pero es lo que define en igualdad de condiciones. Conviene tenerlo escrito y actualizado.
- Trabajos similares, con cliente, alcance, período y una referencia autorizada.
- Dotación disponible por especialidad.
- Equipamiento propio y alquilado.
- Cobertura geográfica real y tiempo de respuesta.
Los cinco rechazos más frecuentes
- Un documento vencido, sobre todo seguros y ART, que vencen todos los meses.
- Razón social que no coincide con la de la empresa que se presenta.
- Falta de la cláusula de no repetición en la ART.
- Responsabilidad civil por debajo del mínimo exigido en ese contrato.
- Personal en la nómina de ingreso que no figura en la cobertura de ART.
Ninguno tiene que ver con la capacidad técnica de la empresa. Los cinco se detectan antes, revisando.
Cómo organizarlo
- Armar los seis bloques una sola vez, con una carpeta por bloque.
- Anotar la fecha de vencimiento de cada papel y quién lo emite.
- Revisar lo mensual el mismo día de cada mes: ART, formulario 931 y certificados.
- Reutilizar. La mayor parte de lo que pide una compradora lo pide también la siguiente.
Ese último punto es el trabajo que hace Marketbrid: ordenar la información en un perfil verificado y reutilizable, mostrar qué está vigente y qué está por vencer, e identificar las brechas antes de que el proveedor sea evaluado. La verificación no es certificación oficial ni garantía de desempeño, y no reemplaza la homologación de cada comprador.
Preguntas frecuentes
¿Esta lista es la que pide una operadora en particular?
No. Es un marco general con los requisitos habituales de la industria en Argentina. Cada compradora tiene su formulario y sus mínimos, que además cambian según la categoría y el riesgo de la tarea.
¿Necesito tener todo antes de registrarme?
No. Conviene empezar por los tres primeros bloques, que se piden siempre. Los requisitos de seguridad dependen de la tarea y los de calidad varían por categoría.
¿Sirve tener ISO 9001 si no me piden certificaciones?
Suma como antecedente y en varias categorías da puntaje, pero no reemplaza a los otros bloques. No cubre seguros, cargas sociales ni la seguridad de la tarea.
¿Cada cuánto hay que actualizar?
Los seguros y las cargas sociales, todos los meses. Las habilitaciones y certificaciones, por vencimiento. Los papeles societarios, solo cuando cambia la sociedad o sus autoridades.